Московский экономический журнал 2/2021

image_pdfimage_print

DOI 10.24411/2413-046Х-2021-10099

Факторы и критерии, обеспечивающие эффективность использования инструментов дистанционного управления персоналом

Factors and criteria that ensure the effectiveness of the use of remote personnel management tools

Попова Евгения Александровна, аспирантка, Университет Синергия, SPIN код автора 4398-0410

Popova Evgeniia Aleksandrovna

Аннотация. В статье рассматриваются современные проблемы дистанционного контроля по управлению удаленными сотрудниками, которые привлекаются на работу малым и средним бизнесами. Процесс дистанционного управления сотрудниками представляет собой сложный процесс, которые включают в себя различные факторы и критерии обеспечивающие эффективность использования дистанционного управления персоналом.

Summary. The article deals with modern problems of remote control for the management of remote employees who are employed by small and medium-sized businesses. The process of remote control of employees is a complex process that includes various factors and criteria that ensure the effectiveness of the use of remote control of personnel.

Ключевые слова: дистанционная занятость, удаленная работа, дистанционный менеджмент, ERP-система, контроль.

Keywords: remote employment, remote work, remote management, ERP-system, control.

Дистанционное управление компанией (дистанционный менеджмент) означает полноценное осуществление управления предприятием руководителем с помощью современных средств связи и передачи информации.

Организация дистанционного управления, как и выход из оперативного управления бизнесом — это многоплановая задача. Она может быть решена благодаря набору целенаправленных действий. Такой проект имеет характер реструктуризации бизнеса, так как требует приведения структуры владения бизнесом в максимально возможный порядок. Очевидно, что выход из оперативного управления или организация дистанционного управления приведет к ослаблению оперативного контроля со стороны владельца.

Отношения между руководителем и подчиненными должны быть настолько четкими и понятными, чтобы ни у кого не возникало сомнений относительно того, кто кем руководит. Таким образом, прежде чем начинать внедрять систему дистанционного управления, необходимо увериться, что отношения между работниками являются здоровыми и не отвлекают от рабочего процесса.

В общем внедрения системы дистанционного управления состоит из следующих этапов:

1) обеспечение самостоятельной ежедневной работе работников без обращений к руководителю;

2) регламентирования должностных инструкций для каждого работника;

3) делегирование всех возможных полномочий;

4) установление четких правил работы компании;

5) перенос делового общения между работниками в программу Slack;

6) накопление базы данных и информации предприятия, вынесение ее в Google Drive;

7) адаптация системы мотивации и наказаний;

8) внедрение системы планировок и задач (например Trello);

9) обеспечение безопасности компании и контроля за работниками;

10) поиск управленца для ежедневного операционного контроля

Прежде чем внедрять дистанционное управления на предприятии, нужно обеспечить каждого работника необходимым техническим оборудованием (компьютер, ноутбук, доступ к скоростному интернету) хорошего качества. Работа с такой техникой не должна мешать выполнять свои обязанности, а помогать.

Для каждого подчиненного необходимо выработать детальные должностные инструкции, в которые, кроме обязанностей работника и круг его полномочий, необходимо добавить четкие пошаговые инструкции по часто повторяющихся действиям. Например, для продавца необходимые инструкции, как закрывать и открывать смену, как работать с кассовым аппаратом и журналом учета расчетных операций, как обслуживать клиентов, принимать товар.

Руководитель постепенно должен отказываться от задач, которые он ежедневно выполняет на работе.

Каждый день нужно составлять план действий, после чего на основе должностных инструкций следует выбирать человека, который может выполнить то или иное задание. Если какую-то работу не может сделать никто из штатных работников, надо обратиться к системе freelance.

Поскольку планируется, что в будущем компания будет работать без директора, вся система должна выполнять работу самостоятельно как часы. Все задачи должны выполняться вовремя, любое опоздание на работу необходимо наказывать штрафом, переработки и длинная задержка на работе не должны поощряться. Работники должны ежедневно отчитываться о проделанной работе в утвержденной короткой форме в электронном варианте.

Для связи и координации работы в компании нужно внедрить систему корпоративной связи. Программа Slack является бесплатной системой контакта между работниками. Работа в ней интуитивно понятной. преимуществом этой корпоративной почты по сравнению с остальными является возможность интеграции иных онлайн-платформ внутрь Slack.

Всю накопленную информацию за время деятельности компании нужно переносить в облачные хранилища для дальнейшей работы с ней в дистанционном режиме. Лучшим вариантом является система Google Drive и Google Docs.

Чтобы работники выполняли свою работу незамедлительно, вовремя и качественно, необходимо их правильно мотивировать к работе. Для этого нужно разработать систему мотивации и наказаний с учетом ценности и интересы каждого человека. Также за качественную работу следует ввести премию в размере 10-20% от месячной заработной платы работника.

Система письменных заданий на предприятии обеспечит быстрое и качественное выполнение работы. Для этого удобно использовать программу Trello. Любую задачу руководитель имеет вписывать в эту программу, отмечая исполнителя и сроки выполнения. Устных указаний не должно быть вообще, поскольку их выполнение невозможно проконтролировать.

При системе относительной самостоятельности работников особое внимание нужно обратить на защиту информации в компании. все договоры должны базироваться на соответствующих законах и актах. Перед составлением соответствующих договоров и соглашений с работниками их форму надо согласовать с юристом. С каждым сотрудником при приеме на работу надо подписать соглашение о конфиденциальности. Это соглашение защитит от утечки информации к конкурентам.

Чтобы увидеть информацию на рабочих компьютерах рабочих, необходимо установить систему контроля Team Viewer. Она не только позволяет видеть, как работает подчиненный, но и дает возможность управлять этим компьютером даже со смартфона.

Такая схема является стандартной и подходит для любых предприятий независимо от их деятельности. При этом она не учитывает ситуацию, когда на предприятии есть проблемы с управлением штатом, или либеральную систему управления.

В такой ситуации работников нельзя ограничивать должностными инструкциями, поскольку они это воспринимать как недоверие или образа.

В такой ситуации необходимо просто ввести системы связи, отчетности, безопасности и удаленного управления, описанные выше. На это в среднем нужно до 4 месяцев.

Кроме того, дистанционное управление нельзя внедрять на предприятиях, находящихся в кризисном состоянии, поскольку этот процесс  является трудоемким и требует определенных финансовых затрат. А в указанных условиях руководству прежде всего необходимо сосредоточиться на решении насущных проблем.

Список использованной литературы

  1. Антоненко А. Использование методики LAB-profile в практике управления персоналом / А. Антоненко // Менеджер по персоналу. — 2016. — № 10. — С. 70—77.
  2. Глобальное экономическое развитие: тенденции, асимметрии, регулирование: монография/[Д. Лукьяненко, В. Колесов, А. Колот, Я. Столярчук и др.]; под науч. ред. профессоров Д. Лукьяненко, А. Поручника, В. Колесова. — К.: КНЭУ, 2013. — 466, [2] с.
  3. Демичева М.Ю. Подходы к управлению талантами // Инновационные технологии управления человеческими ресурсами: коллективная монография / Под редакцией к.э.н. А.А. Корсаковой, д.с.н. Е.С. Яхонтовой. — М.: МЭСИ, 2018. — С. 52—63.
  4. Кудрявцева Е.И. Инновационные технологии в кадровом менеджменте / Кудрявцева Е.И., Голянич В.М. // Управленческое консультирование. — 2013. — № 2. — С. 5—16. — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: www.sziu.ru/publication/650/rossijskij-nauchno-prakticheskij-zhurnalupravlencheskoe-konsultirovanie
  5. Мухаметшина Ф.А. Мотивация персонала в ииновационном подходе в системе управления персоналом. — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://kirgteu.com/filemanager/download/895/ /
  6. Приходько Л.В. Социальные сети, как инновационный инструмент управления персоналом // Инновационные технологии управления человеческими ресурсами: коллективная монография / Под редакцией к.э.н. А.А. Корсаковой, д.с.н. Е.С. Яхонтовой. — М.: МЭСИ, 2015. — С. 39—43.
  7. Расширяя горизонты. Тенденции развития трудовых ресурсов — 2013. Международное издание. —[Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.deloitte.com/assets/Dcom-Russia/Local%20Assets/Documents/Consulting/Tendencii_v_oblasti_upravleniya_personalom.pdf
  8. Яхонтова Е.С. Инновационные технологии управления культурой // Инновационные технологи управления человеческими ресурсами: коллективная монография / Под редакцией к.э.н. А.А. Корсаковой, д.с.н. Е.С. Яхонтовой. — М.: МЭСИ, 2012. — С. 87—99.
  9. Corporate Universities: An Engine for Human Capital / Philipp Kolo, Rainer Strack, Philippe Cavat, Roselinde Torres, Vikram Bhalla // July, 2013/ — Електронний ресурс. — Режим доступу:https://www.bcgperspectives.com/Images/Corporate_Universities_Jul_2013tcm80-140415.pdf
  10. Creating People Advantage 2013. Lifting HR Practices to the Next Level / Rainer Strack, Jean-Michel Caye, Carsten von der Linden, Pieter Haen, Filippo Abramo. // October 30, 2013. — Електронний ресурс. — Режим доступу: https://www.bcgperspectives.com/Images/-Creating_People_Advantage_Oct_2013_tcm80-147615.pdf
  11. Global Talent 2021. How the new geography of talent will transform human resource strategies. — Oxford Economics. — Report, 2012 — Електронний ресурс. — Режим доступу:https://www.oxfordeconomics.com/Media/Default/Thought%20Leadership/global-talent-2021.pdf
  12. Krausert, A. HRM systems for knowledge workers: differences among top managers, middle managers, and professional employees // Human Resource Management, january—february 2014, vol. 53, no. 1. pp. 67—87.
  13. Eric D. (2014). How to Run a Business on Remote Control‖, available at: http://smallbusiness.chron.com/runbusiness-remote-control-51645.html.
  14. Falkowski G., Troutman S. (2005). Remote Control: A Practitioner’s Guide to ManagingVirtual Teams, An IHRIM Press Book, Texas, USA.
  15. Fridman A. (2010). Vyi ili vas. Professionalnaya ekspluatatsiya podchinennyih. Regulyarnyiy menedzhment dlya ratsionalnogo rukovoditelya [You or you Professional exploitation of subordinates. Regular management for a rational leader]. M.: Dobraya kniga.
  16. Vovchak O.D., Shparhalo H.Ye., Andreikiv T.Ya. (2008) Platizhni systemy: navchalnyi posibnyk [Payment systems: tutorial]. K.: Znannia, 341 p.
  17. Parinov S.I., Yakovleva T.I. (2004) Ekonomika 21 veka na baze Internet-tehnologiy [Economy of the 21stcentury based on Internet technologies]. IEOPP SO RAN, Rezhim dostupu: http://rvles.ieie.nsc.ru/~parinov.
  18. Pushkar O.I., Balakirieva S.O. (2005) Dystantsiina trudova diialnist yak odyn z osnovnykh napriamkiv stabilizatsii stanu vitchyznianoho rynku pratsi v umovakh informatyzatsii [ Remote work as one of the main directions of stabilization of the state of the domestic labor market in the conditions of informatization ]. Ekonomika rozvytku:KhNEU, № 4, p. 5–12.
  19. Chernuhin V.A. (2002). Distantsionnaya rabota, ili virtualizatsiya rabochih mest [Remote work, or virtualization of workplaces]. Chelovek i trud, № 11, р. 41–43.
  20. Yudina N.V. (2014) Antikrizisnyie marketingovyie instrumentyi innovatsionnogo razvitiya predpriyatiy [Anticrisis marketing tools for innovative development of enterprises]. T.: Marketing i finansyi, p. 60–72.
  21. Yudina N.V. (2015). Futurolohiia hlobalizatsii dystantsiinykh kursiv [Futurology of globalization distance courses] Molodyi vchenyi, № 2. http://molodyvcheny.in.ua/ua/archive/17.