Научная статья

Original article

УДК 004

doi: 10.55186/2413046X_2022_7_1_52

ПРОБЛЕМЫ РАЗВИТИЯ И РАЗРАБОТКИ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИИ В ПРОЕКТНОМ УПРАВЛЕНИИ

PROBLEMS OF DEVELOPMENT AND DEVELOPMENT OF A COMMUNICATION SYSTEM IN PROJECT MANAGEMENT

Кубанова Джамиля Аубекировна, аспирант, Южный федеральный университет (г. Таганрог), 09.06.01. Информатика и вычислительна техника, dzhami_leo@list.ru

Kubanova Dzhamilya Aubekirovna, graduate student, Southern Federal University (Taganrog), 09.06.01. Informatics and computer engineering, maryana.g@list.ru

Рогозов Юрий Иванович, доктор технических наук, профессор, Южный федеральный университет, Российская Федерация, Таганрог, ул. Некрасовского, 44», e-mail: yrogozov@sfedu.ru; rogozov@tti.sfedu.ru

Rogozov Yury Ivanovich, Doctor of Technical Sciences, Professor, South Federal University, Russian Federation, Taganrog, st. Nekrasovsky, 44, e-mail: yrogozov@sfedu.ru; rogozov@tti.sfedu.ru

Аннотация. В статье проведен анализ проблем развития и разработки систем коммуникации в проектном управлении.  Автор отмечает, что ИТ-инструменты играют важную роль в повседневной работе, как и в других видах деятельности человека. Уже существует ряд различных систем поддержки управления проектами, начиная от приложений, предоставляющих только избранные функции, такие как создание графиков, до комплексных комплексных программ. В бизнесе разработка функционального и практичного инструмента поддержки управления проектами — очень полезная и прибыльная стратегия.

Ключевые функции таких инструментов включают эффективную реализацию проектов с последующим отслеживанием прогресса, отчетами о статусе проекта, управлением изменениями и рисками и, что не менее важно, эффективной коммуникацией и обменом информацией между членами команды. Оптимизация коммуникации особенно важна в многоотраслевых проектах, команды которых состоят из профессионалов из разных областей, которые работают для достижения общей цели, представляя разные приоритеты на разных этапах реализации проекта, например, промышленные дизайнеры могут конфликтовать в своем эстетическом видении с архитекторами, и т. д.

В междисциплинарных командах, подобных этим, также важно, чтобы участники имели непрерывный доступ к актуальной информации, отслеживанию отклонений в режиме реального времени, а также к централизованному хранилищу знаний и проектной документации, которое обеспечивается должным образом выбранная ИТ-система. Основная цель работы – определить пути решения проблем развития и разработки систем коммуникации в проектном управлении и оценить ИТ-инструменты, поддерживающие управление многоотраслевыми проектами.

Abstract. The article analyzes the problems of development and development of communication systems in project management. The author notes that IT tools play an important role in everyday work, as well as in other human activities. There are already a number of different project management support systems, ranging from applications that provide only selected functions, such as creating schedules, to complex integrated programs. In business, developing a functional and practical project management support tool is a very useful and profitable strategy.

The key functions of such tools include effective project implementation followed by progress tracking, project status reports, change and risk management and, equally importantly, effective communication and information exchange between team members. Optimization of communication is especially important in multi-industry projects, whose teams consist of professionals from different fields who work to achieve a common goal, presenting different priorities at different stages of the project, for example, industrial designers may conflict in their aesthetic vision with architects, etc.

In interdisciplinary teams like these, it is also important that participants have continuous access to up-to-date information, real-time tracking of deviations, as well as to a centralized repository of knowledge and project documentation, which is provided by a properly selected IT system. The main purpose of the work is to identify ways to solve the problems of development and development of communication systems in project management and to evaluate IT tools that support the management of diversified projects.

Ключевые слова: системы коммуникаций, проектное управление, ИТ-инструменты, разработка оптимальных решений

Keywords: communication systems, project management, IT tools, development of optimal solutions

Организация работы в междисциплинарных проектных командах требует гибкого баланса знаний и навыков из различных отраслей промышленности [1]. В целях оптимизации коммуникации все большее предпочтение отдается сетевому сотрудничеству, поскольку оно по большей части остается незатронутым географическими границами. Сети, созданные для нужд завершения крупных проектов, ориентированы на интеграцию, чтобы объединить ресурсы: квалифицированных сотрудников, инфраструктуру, сырье или юридические и нематериальные ценности, такие как знания о многоотраслевых проектах [2].

Сетевое сотрудничество оказывается особенно выгодным в следующих областях: коммуникация, обмен знаниями, гибкость, инновации и развитие

отношений между организациями [4].

Из-за комплексного характера многосекторальных проектов и их подверженности различным типам рисков руководители проектов сталкиваются со многими проблемами при достижении ожидаемых результатов и бизнес-продуктов[2]. Ключевые проблемы в управлении многосекторальными проектами включают разработку комплексного плана управления проектами, привлечение специалистов с различными компетенциями и внедрение членов проектной команды в среду, благоприятствующую командной работе. Кроме того, члены команды опираются на свой опыт, но отчитываются перед другими менеджерами. Это вызов руководителю проекта, который должен обладать лучшими лидерскими качествами и дипломатичностью, чтобы выполнить свою работу [5].

Одним из наиболее ценных навыков руководителя проекта является гибкость, поскольку не всегда все идет по  заранее намеченному плану [5].  Например, в управлении строительными проектами приведены примеры характеристик которые помогают сформировать хороших лидеров, являются [9]:

•  честность;
• предпочтительный стиль руководства (склонность к демократичности);
• уверенность в себе;
• способность делегировать полномочия и доверять другим;
• способность справляться со стрессом;
• решительность;
• суждение;
• последовательность и стабильность;
• личная мотивация и посвящение;
• решимость;
• позитивное мышление;
• открытость и способность слышать то, что говорят другие;
• легкость в социальном взаимодействии со многими типами людей.

Менеджеры проектов постоянно должны демонстрировать свои навыки в области интерфейса, ресурсов, планирования и контроля [11]. Серьезной проблемой для руководителей проектов является координация работы междисциплинарной команды, конкурентные приоритеты которой распределены по нескольким отраслям.  Например, строительный проект требует координации команды, состоящей из профессионалов, квалифицированных в самых разных областях: архитектура, строительство, санитарные установки, электроустановки. И хотя верно, что междисциплинарные команды работают над достижением общей цели, каждый участник фокусируется в первую очередь на субпродуктах, относящихся к отрасль, которую он представляет.

В современных условиях в проектных командах увеличилось число участников, выступающих представителями разных культурных слоев[6]. В каждом обсуждении команд, состоящих из представителей разных культур, руководитель группы должен иметь базовое представление о культурных различиях и возникающих проблемах, которые могут возникнуть в процессе совместной работы[8].

Построение правильной организационной структуры в многосекторной команде и разделение проекта на задачи и обязанности могут быть довольно сложными. Для облегчения этого процесса могут быть запрошены различные решения для поддержки управления проектами, такие как схема разделения задач, организационная схема (с указанием внутренних подразделений, участвующих в деятельности по проекту) и схема компетенций проектных работ.

Организационная структура проектной группы должна учитывать все виды деятельности, включая задачи, запланированные в рамках проекта.

Также важно, чтобы все соответствующие ячейки и должности были четко и подробно описаны и представлены, независимо от степени их вовлеченности (которая может быть сильной или случайной) или форма участия (подрядчик, поставщик ресурсов, лицо, принимающее решения) [4].

Еще одной проблемой, которую необходимо рассмотреть, является обеспечение того, чтобы члены междисциплинарных групп всегда имели доступ к актуальной информации и знаниям, касающимся проекта.

Коммуникации, управления знаниями и механизмов принятия решений   

являются некоторыми из предпосылок для эффективного осуществления деятельности и успешное достижение целей. Не менее важным является надзор и мониторинг хода работ и выявление рисков. Однако во всех этих областях ИТ-системы могут использоваться для поддержки междисциплинарных проектных групп в их работе.

В Руководстве по управлению знаниями по управлению проектами (PMBoK) перечислены десять основных областей знаний, имеющих решающее значение для управления проектами, и дополнительно четыре области в его расширении на строительство [6]. Шаблоны и инструменты (например, ИТ -программное обеспечение) для руководителя проекта, такие как PMBoK, усиливают лучшие практики PM [6].

Наиболее часто цитируемые требования к инструментам управления проектами включают:

• точное планирование проекта, контроль затрат и планирование ресурсов;
• составление отчетов о состоянии проекта (включая исходные, оценочные, выполненные значения);
• сравнение отклонений между планом и исполнением;
• управление изменениями и рисками; интеграция новой системы с базой данных компании и другими ИТ-системами, например, IFS, SAP. Хотя использование ИТ-решений в бизнесе для поддержки управления проектами и портфолио приносит много преимуществ, иногда это также может оказаться контрпродуктивным [10].

Ключевые преимущества использования ИТ-инструментов включают эффективный обмен информацией между членами проектной команды, повышение прибыльности проекта и оптимальное использование ресурсов, выделенных на реализацию проекта. Это дополнительно подкрепляется точным планированием, составлением бюджета и распределением задач, а также эффективным отслеживанием прогресса и минимизацией рисков, связанных, в частности, с перерасходом бюджета и пропущенными сроками.

Еще одной дополнительной ценностью является упрощение процессов надзора и мониторинга, а также возможность принимать решения относительно оптимизации деятельности на основе информации, которая обновляется в режиме реального времени.

С другой стороны, ИТ-инструменты иногда могут мешать управлению проектами из-за необходимости ознакомить сотрудников с системой, а затем также убедить их использовать ее в качестве повседневного инструмента в своей работе. То же самое касается затрат, связанных с внедрением и обслуживанием таких программ.

На сегодняшний  день особенно популярны следующие программные средства управления проектами: MS Project (Microsoft), Primavera (Oracle), P2ware (P2ware). Многие компании по сей день полагаются на пакет MS Office и, в частности, на Excel для управления проектами [10]. Отметим, что простое внедрение программного обеспечения для управления проектами автоматически не гарантирует успешной реализации проектов, поскольку эти системы предназначены для обеспечения ИТ-поддержки и помогают оптимизировать деятельность проектной группы. Поэтому компаниям рекомендуется сначала создать прочную основу для управления проектами, должным образом обучить сотрудников и подготовить внутреннюю среду, прежде чем внедрять специализированный инструмент управления проектами. Преимущества отдельных программных средств в управлении проектами представлены в таблице 1.

Проанализировав преимущества использования программного обеспечения для управления проектами, результаты можно разделить на четыре основные категории:

• рационализация;
• повышение производительности;
• оптимизация;
• интегративный и поддерживающий.

Для категории рационализации основными преимуществами являются:

• доступ к актуальной информации о текущих проектах для всех вовлеченных сторон;
• надежный мониторинг состояния проекта, включая отклонения от плана и понимание хода выполнения конкретных задач;
• упреждающее принятие решений;
• быстрое выявление угроз, позволяющих эффективно предвидеть и снижать риски;
• эффективный анализ предварительно утвержденных проектов с точки зрения наличия ресурсов и путей финансирования;
• эффективная коммуникация и обмен информацией между членами проектной группы;
• широкая поддержка рабочей среды, включая: PMO, руководителя проекта, членов проектной группы.

В том, что касается повышения производительности, основными преимуществами были:

• детальное планирование с учетом всех соответствующих параметров проекта;
• глобальное управление ресурсами на основе актуальных и надежных данных о ходе всех текущих проектов;
• стандартизированный процесс отчетности, основанный на систематизированных данных;
• сведен к минимуму риск перерасхода бюджета и пропущенных сроков;
• автоматизация бизнес-процессов и управление жизненным циклом проекта [7].

Что касается категории оптимизации, то ключевыми преимуществами были следующие: оптимальное использование рабочего времени членов команды, высокоточная оценка стоимости проекта, максимальный коэффициент прибыльности.

Наконец, в контексте интегративных и вспомогательных функций заметными преимуществами выступают  управление всем проектом в одном пространстве (система), одновременная работа членов команды по планированию, составлению бюджета и т.д., простое представление, представляющее базовые или оценочные показатели в отношении графика, бюджета, компетенций и пр [5].

Таким образом, признано, что компоненты управления проектом должны, прежде всего, соответствовать стратегии и организационной культуре компании, включая ее ценности, оказывать прямое или косвенное

влияние на финансовые выгоды этой компании, а также эффективно управлять имеющимися ресурсами. То же самое относится и к ИТ-системам, предназначенным для поддержки проектных команд, в частности междисциплинарных команд, которые должны соответствовать стратегическим целям и ценностям компании, сами связанным с принятыми методами управления проектами.

Прикладные инструменты ИКТ позволяют быстро и точно реализовать коммуникационную функцию, но не ставят под сомнение достоверность данных.

Можно сделать вывод, что использование ИТ-инструментов для управления проектами значительно улучшает производительность проектных команд, повышает их эффективность и снижает риск перерасхода средств и задержек, а также провала проекта. Преимущества внедрения таких решений предприятиями намного перевешивают недостатки, в то время как отсутствие таких инструментов увеличивает риск дезорганизации информации и хаоса, что особенно нежелательно, когда задействовано много подразделений или отраслей.

Список источников

1. Геркушенко Г.Г., Титов А.Ю. Автоматизация учёта профессиональных навыков при проектной деятельности в области разработки программного обеспечения // Вестник науки и образования, 2018. Т. 2. № 5 (41). С. 13-21.
2. Ефромеева Е.В., Тищенко С.Г. К вопросу об особенностях автоматизации деятельности проектно-ориентированной организации // Информационные и коммуникационные технологии: XXI век. Сборник научных трудов. Выпуск 2. Янус-К, 2010. С. 33-38.
3. Конев А.Н. Определение основных принципов построения эффективной виртуальной команды проекта // Бизнес-образование в экономике знаний. 2020. №3.
4. Хорошев В.О., Ефромеева Е.В. Обзор критериев выбора программного обеспечения для поддержки проекта // Научный журнал. 2018. №11.
5. Dyer, W. Gibb, Dyer, Jeffrey H., and Dyer William G. (2013) Team Building: Proven Strategies for Improving Team Performance, San Francisco, CA, John Wiley & Sons, Inc.: 219-220.
6. Project Management Institute (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Newtown Square, PA.
7. Kerzner, Harold (2014). Project Management – Best Practices – Achieving Global Excellence (3rd Edition). John Wiley & Sons, Inc.: 642.
8. Redlarski, Krzysztof (2015) Potrzeba wykorzystania narzędzi Enterprise Project Management w przedsiębiorstwie międzynarodowym. Problemy Zarządzania 13 (2): 228-239.
9. Demirkesena, Sevilay, and Ozorhon Beliz. (2017) Impact of integration management on construction project management performance. International Journal of Project Management 35 (8): 1639-1654.
10. Waszkiewicz, Małgorzata (2018) Projekt edukacyjny BIM w nowej koncepcji kształcenia Wydziału Zarządzania Politechniki Warszawskiej. Studia i Prace Kolegium Zarządzania i Finansów 159: 207-227.
11. Tubielewicz, Katarzyna (2017) Strategiczne zagadnienia tworzenia i funkcjonowania sieci tymczasowych. Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej 114: 491-508.

References

1. Gerkushenko G.G., Titov A.Yu. Automation of professional skills accounting in project activities in the field of software development // Bulletin of Science and Education, 2018. Vol. 2. No. 5 (41). pp. 13-21.
2. Efromeeva E.V., Tishchenko S.G. K voprosu ob osobennost ‘ avtomatizatsii deyatel’nosti proektno-orientirovannoy organizatsii [Technologie Informacyjne i komunikacyjne: XXI wiek]. Collection of scientific papers. Issue 2. Janus-K, 2010. pp. 33-38.
3. Konev A.N. Definition of the basic principles of building an effective virtual project team // Business education in the knowledge economy. 2020. No.3.
4. Khoroshev V.O., Efromeeva E.V. Review of criteria for choosing software to support the project // Scientific Journal. 2018. №11.
5. Dyer, W. Gibb, Dyer, Jeffrey H., and Dyer William G. (2013) Team building: Proven strategies for Improving team performance, San Francisco, CA, John Wiley & Sons, Inc.: 219-220.
6. Project Management Institute (2013). Przewodnik po wiedzy z zakresu zarządzania projektami. Newtown Square, Pa.
7. Kerzner, Harold (2014). Project management-best practices-achieving global excellence (3rd edition). John Wiley & Sons, Inc.: 642.
8. Redlarski, Krzysztof (2015) potrzeba wykorzystania narzędzi enterprise project management w międzynarodowej firmie. Problemy Zarządzania 13 (2): 228-239.
9. Demirkesena, Sevilay i ozorhon Beliz. (2017) impact of integration management on construction project management performance. International Journal of project management 35 (8): 1639-1654.
10. Waszkiewicz, Małgorzata (2018) projekt edukacyjny BIM w nowej koncepcji kształcenia Wydziału Zarządzania Politechniki Warszawskiej. Studies and proceedings of the College of management and finance 159: 207-227.
11. Tubielewicz, Katarzyna (2017) strategiczne zagadnienia tworzenia i funkcjonowania sieci tymczasowych. Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej 114: 491-508.

Для цитирования: Кубанова Д.А., Рогозов Ю.И. Проблемы развития и разработки системы коммуникации в проектном управлении // Московский экономический журнал. 2022. № 1. URL: https://qje.su/ekonomicheskaya-teoriya/moskovskij-ekonomicheskij-zhurnal-1-2022-52/

© Кубанова Д.А., Рогозов Ю.И., 2022. Московский экономический журнал, 2022, № 1.