Московский экономический журнал 1/2022

Posted by redaktor
image_pdfimage_print

Научная статья

Original article

УДК 33+007

doi: 10.55186/2413046X_2022_7_1_28 

РОБОТИЗИРОВАННАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ: ОТВЕТЫ НА АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ROBOTIC PROCESS AUTOMATION: CURRENT QUESTIONS’ ANSWERS

Ткаченко Анна Игоревна, аспирант (соискатель) Департамента менеджмента и инноваций, Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, E-mail: kristina.preim@gmail.com

Tkachenko Anna Igorevna, postgraduate student (applicant) of the management and innovations department, Financial university under the Government of Russian Federation, E-mail: kristina.preim@gmail.com

Аннотация. Благодаря применению роботизированной автоматизации процессов (RPA) организации стремятся повысить свою операционную эффективность. RPA или «боты» представляют собой программных агентов, способных взаимодействовать с различными информационными системами, имитируя действия пользователя в них, тем самым облегчая рабочую нагрузку сотрудников, повышая скорость выполнения операций, устраняя ошибки, вызванные человеческим фактором и принося значительные экономические выгоды. RPA активно внедряется в самых разных отраслях бизнеса, так как используется в основном для операционной деятельности, которая есть в любой компании как в России, так и за рубежом. Практическому вниманию к этому достаточно новому на рынке информационных технологий решению противоречит относительное отсутствие литературы по данной теме, которая бы покрывала основные вопросы о её применении и развитии, о рисках и особенностях внедрения, о методологиях развития роботов внутри фирмы и об изменениях, которые будет претерпевать RPA в ближайшем будущем. Отсутствие единого понимания эффективности применения технологии, зачастую останавливает компании, которые имеют нацеленность на ит-трансформацию и заинтересованы в применении новых методов реинжиниринга бизнес-процессов внедрять программных роботов. В этой статье была рассмотрена существующая современная литература, связанная с RPA – технологией для обобщения имеющихся знаний и выявления направлений, которые ещё недостаточно раскрыты по данной теме.

Abstract. Using the application of robotic process automation (RPA) allows to increase operational efficiency. RPA or “bots” are software agents capable of interacting with wide range of information systems, simulating the actions of users, thereby facilitating work, increasing the speed of operations, eliminating errors, causing human and revealing significant benefits. RPA are actively implementing in various business areas, as it is mainly used for operational activities, which are in any company both in Russia and abroad. Practical attention to this rather new solution in the information technology market is contradicted by the lack of literature on this topic, which would cover the main questions about its application and development, about the risks and features of implementation, about the methodologies for developing robots within the company and about the changes that RPA will undergo soon. The lack of a common understanding of the effectiveness of this technology often stops companies that are focused on IT transformation and are interested in applying new methods of business process reengineering to implement robotic process automation. This article reviewed the existing current literature related to RPA to summarize knowledge and identify areas that are not yet sufficiently disclosed on this topic.

Ключевые слова: Роботизированная автоматизация процессов, информационные технологии, программные роботы, внедрение системы, стандартизированные задачи, выгоды

Keywords: Robotic process automation, information technology, software robots, system implementation, standardized tasks, benefits

В последнее время в бизнес-сфере наблюдается большой интерес к конкретной области автоматизации: роботизированной автоматизации процессов (RPA). Этот термин обозначает современную технологию, которая способная имитировать действия человека при работе с любыми информационными системами по заданному сценарию. Интерес, который возникает к данной системе среди многих компаний по всему миру связан с тем, что её внедрение не требует доработок, внедрения и замены существующих систем на новые, требуется только обучить робота (RPA) действиям по определённому алгоритму в одной или нескольких системах, что занимает достаточно небольшое время.

Ещё одним важным преимуществом технологии является экономический эффект, который RPA приносит компаниям. Технологию обычно применяют в операционной деятельности предприятия, которая включает в себя большое количество рутинных операций, например, перенос данных из одной системы в другую, расчёт показателей по одному и тому же алгоритму, подготовку отчётной документации, учёт различных показателей и многое другое. Передавая стандартизированные задачи программным роботам, компания решает такие проблемы как: высвобождение времени сотрудников на задачи, требующие экспертного мнения, отсутствие затрат за переработки персонала, увеличение скорости выполнения критически важных бизнес-процессов, отсутствие штрафов со стороны внешних контрагентов за задержку предоставления документации, а также увеличение вложений в важные для компании отрасли развития за счёт полученных преимуществ.

В связи с наличием очевидных плюсов от внедрения технологии у компаний, которые ещё только рассматривают её применение возникают различные вопросы, например:

  • Какие риски для компании несёт замена ручного труда программным роботом?
  • Как получить реальную экономическую эффективность от внедрения технологии?
  • Какие процессы выбрать для роботизации?

Таким образом, в связи с постоянно растущим интересом к применению технологии актуально проанализировать существующую литературу, которая начала появляться относительно недавно и пока не раскрывает весь спектр возникающих у различных компаний вопросов.

В основном существующая по теме автоматизированной роботизации процессов литература – это англоязычные статьи, так как в Россию данная технология пришла относительно недавно в 2017 году, тогда как на мировой арене она получила свою популярность еще в 2013 году. Также причиной отсутствия отечественной литературы по тематике может являться более осторожное отношение к внедрению технологий в нашей стране, а также заработная плата сотрудников отечественных предприятий, в сравнении с европейским или американским рынком труда.

Для проведения анализа было отобрано более 50 статей, чтобы выявить наличие практической значимости для раскрытия основных вопросов по рассматриваемой теме.

Во многих статьях обсуждаются различные преимущества, которые могут быть достигнуты за счет развертывания RPA. Основное внимание уделяется повышению операционной эффективности, улучшению качества выполнения бизнес-процессов, простоты и скорости внедрения технологии, а также повышению качества управления рисками.

Операционная эффективность в изученных статьях рассматривается с точки зрения сокращения времени на выполнение процессов, уменьшения количества рутинных операций и рабочей нагрузки, а также повышения производительности труда. На основе количественных показателей, таких как количество полных штатных единиц (ПШЕ), эквивалентных рабочему времени сотрудника, заменённых роботами, технология RPA доказала свою эффективность в сокращении расходов, связанных с человеческими ресурсами на 20–50 % [4,9,10-11] и снижении стоимости обработки транзакций на 30–60 % [1,7,8,11]. Сокращение рутинных ручных задач [4,5,6] и снижение рабочей нагрузки [10] также демонстрируют эффективность использования технологии, о чем свидетельствует значительное снижение (с 30% до 70%) времени выполнения бизнес-процессов [13,32,1,38]. Повышенная производительность труда доказывается (в равной степени) двумя позициями. Во-первых, тем, что роботы могут работать 24 часа в сутки, 7 дней в неделю [3,9]. Во-вторых, RPA может высвобождать рабочее время сотрудника от повторяющихся и утомительных операций [4,7], как следствие, сотрудники могут заниматься той работой, которая требует принятия экспертных решений [14].

Что касается улучшения качества выполняемых роботами бизнес-процессов, то их внедрение помогает устранить следующее: неверный ввод данных, пропуск важных шагов в цепочке бизнес-процесса и иные ошибки, вызванные человеческим фактором [2,3,13]. Результаты анализа одного из материалов [5] показывают, что RPA решение позволило страховой компании гарантировать доступность своих критически важных систем на уровне 99,99%. Так же упоминается [10], что круглосуточный график работы программных роботов обеспечивает надежность и непрерывность обслуживания. Многие компании рассматривают RPA как инструмент, помогающий им предоставлять клиентам услуги, лучшего качества [11] и может обеспечить увеличение потока клиентов [13].

Программных роботов относительно проще и дешевле внедрять, настраивать и обслуживать по сравнению с внедрением новых корпоративных систем [9,10]. Большим преимуществом также является то, что RPA-робот может быть разработан и внедрён в достаточно короткие сроки и имеет простой и интуитивно понятный интерфейс.

Важным преимуществом роботизированной автоматизации процессов также является то, что при выполнении сценариев робот ведет журнал выполненной работы, чтобы гарантировать, что задачи и процессы соответствуют нормативным требованиям и выполняются корректно [5,9], а также присылают уведомления о возникающих ошибках, что помогает оперативно их исправлять.

Несмотря на тот факт, что преимущества, которые могут быть получены от роботизации достаточно очевидны, необходимо учитывать ряд факторов, влияющих на реальное получение выгод. Успешное внедрение зависит от организационной готовности к внедрению технологии, отношения персонала к передаче бизнес-функций роботам, нацеленности и стратегии компании на ит-трансформацию, наличия предварительной оценки выгод от роботизации того или иного процесса, а также от выбранной платформы (вендора). К сожалению, в существующий литературе по теме автоматизированной роботизации процессов недостаточно рассматриваются основные принципы и лучшие практики для получения гарантированных преимуществ от развертывания RPA [12]. Следовательно, развитие системного подхода внедрения технологии остаётся одним из вопросов, требующих внимания.

Преимущества, которые могут быть получены применением RPA- решения обычно измеряются с точки зрения сокращения времени, затрат, ошибок и человеческих ресурсов. Однако эффективность программной роботизации не ограничивается только этими прямыми и ощутимыми результатами. Например, потенциал человеческих ресурсов, сэкономленных от исключения из работы повторяющихся задач, автоматизированных RPA, может быть перераспределен к более творческим задачам, ведущим к повышению производительности [12,13,14]. В этом случае учёт выгод предприятия должен включать измерение производительности в результате перераспределения ресурсов. Из этого можно сделать вывод о том, что определение показателей для оценки выгод от применения RPA также недостаточно раскрыто в существующей литературе и подлежит дальнейшему рассмотрению.

Вопросы безопасности и рисков при применении ИТ-систем возникают всякий раз, когда передается управление процессом к боту [4]. Правильным решением для исключения потери контроля над бизнес-процессом является автоматическое ведение журналов обработки операций роботами, соблюдение стандартов безопасности при внедрении, защита от уязвимостей вторжений, надежные политики авторизации в системах и иные методы, являющееся общими при внедрении любой ИТ-системы. Роботы также должны иметь возможность работать за заблокированными экранами, когда это необходимо для обеспечения конфиденциальности данных [6].

В рассмотренной литературе утверждается, что роботизированные процессы зачастую более безопасны, чем процессы, выполняемые человеком [6], поскольку они строго соблюдают заданные нормативы, для них установлены параметры безопасности, также, в отличие от людей, они не ошибаются и не могут использовать конфиденциальную информацию в собственных целях.

Тем не менее, важно учитывать, что исключение сотрудника из шагов цепочки бизнес-процесса может привести к потере знаний о выполнении процесса, поэтому необходимо иметь чёткую документацию по выполнению сценария роботом. Также, так как роботы являются сотрудниками предприятия и имеют свой почтовый ящик, данные для входа в системы, важно, чтобы администраторы систем были об этом осведомлены, чтобы это не привело к таким проблемам, как описано в одном из источников, где ИТ-отдел заблокировал всех пользователей, не являющихся людьми, не давая ботам войти в систему [1].

Что касается дальнейшего развития рассматриваемой технологии, то в существующей литературе обсуждается усовершенствование ее функциональных возможностей. Например, одно из направлений будущего — интеллектуальная роботизация процессов (IRPA), технология, где стандартное RPA-решение может быть интегрировано с когнитивными и глубокими методами обучения, что позволит системе обучаться на собственных ошибках, а также подсказывать новые процессы для роботизации на основе действий пользователей в системах [1,4,7,8,11]. Работа со сложными расчётами, шаблонами и использование «умных» баз знаний также является вектором развития технологии. Кроме того, способы создания роботов постоянно упрощаются и в скором времени возможность создания собственного робота- помощника будет доступна каждому сотруднику предприятия, у которого установлено соответствующее программное обеспечение на компьютере [10].

Подводя итог, можно сделать вывод о том, что организации всё больше стремятся к улучшению существующих бизнес-процессов и операционной деятельности путем инвестирования в технологии RPA. В своем стремлении понять, что такое программные роботы и как правильно внедрить технологию компании пытаются узнать ответы на многие интересующие вопросы от самих поставщиков решения или из доступной литературы по данной теме, которая на данный момент только начинает пополняться полезными исследованиями. Однозначно, что существующий практический интерес к автоматизированной роботизации процессов продолжит набирать обороты, а литература будет пополняться успешными кейсами и ответами на важные для бизнеса вопросы.

Список источников

  1. Роботизация и диджитализация ОЦО [Электронный ресурс]. – URL: https://www.cfo-russia.ru/blog/index.php?article=25081
  2. Толкачев С.А., Кулаков А.Д Роботизация как направление неоиндустриализации (на примере США)//Мир новой экономики. №2. С. 79-87.
  3. Lacity, M., Willcocks, L., 2016. Robotic process automation at Telefonica O2. Exec. 15 (1), 21–35.
  4. Lacity, M., Willcocks, L., Craig, A., 2016. Robotizing Global Financial Shared Services at Royal DSM. Rep.
  5. Tarquini, T., 2018. Practical robotics in insurance – the future is here already. TheInsurTech Book, 231–235.
  6. Deloitte, 2017. The Robots are Ready. Are You? Untapped Advantage in Your Digital Workforce.
  7. Juntunen, K., 2018. Influence of Contextual Factors on the Adoption Process of Robotic Process Automation (RPA): Case Study at Stora Enso Finance Delivery (Master’s thesis). Uppsala Universitet http://www.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2:1223866
  8. Fung, H.P., 2014. Criteria, use cases and effects of information technology process automation (ITPA). Robot. Autom. 3 (3), 1–11.
  9. Dunlap, R., Lacity, M., 2017. Resolving tussles in service automation deployments: service automation at Blue Cross Blue Shield North Carolina (BCBSNC). Inform. Technol. Teach. Cases 7 (1), 29–34.
  10. Anagnoste, S., 2017. Robotic automation process – the next major revolution in terms of back office operations improvement. Proceedings of the International Conference on Business Excellence 11 (1), 676–686.
  11. Chakroborty, A., 2017. Robotic process automation for transforming financial KPO industry. J. Interdisc. Res. 3 (3).
  12. Lacity, M., Willcocks, L., 2015. What knowledge workers stand to gain from automation. Harvard Business Review Online.
  13. Hodge, B., 2017. How to Manage Risk and Ensure Control – What to Look Out for in Robotic Process Implementation, Tech. Rep. https://rpaia.iqpc.com/downloads/how-to-manage-risk-and-ensure-control-what-to-look-out-for-in-roboticprocess-implementation.
  14. Seasongood, S., 2016. Not just for the assembly line: a case for robotics in accounting and finance. Exec. 32 (1), 31–32, 35–6, 39.

References

  1. Robotizaciya i didzhitalizaciya OCzO [E`lektronny`j resurs]. – URL: https://www.cfo-russia.ru/blog/index.php?article=25081
  2. Tolkachev S.A., Kulakov A.D Robotizaciya kak napravlenie neoindustrializacii (na primere SShA)//Mir novoj e`konomiki. 2016. №2. S. 79-87.
  3. Lacity, M., Willcocks, L., 2016. Robotic process automation at Telefonica O2. Exec. 15 (1), 21–35.
  4. Lacity, M., Willcocks, L., Craig, A., 2016. Robotizing Global Financial Shared Services at Royal DSM. Rep.
  5. Tarquini, T., 2018. Practical robotics in insurance – the future is here already. TheInsurTech Book, 231–235.
  6. Deloitte, 2017. The Robots are Ready. Are You? Untapped Advantage in Your Digital Workforce.
  7. Juntunen, K., 2018. Influence of Contextual Factors on the Adoption Process of Robotic Process Automation (RPA): Case Study at Stora Enso Finance Delivery (Master’s thesis). Uppsala Universitet http://www.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2:1223866
  8. Fung, H.P., 2014. Criteria, use cases and effects of information technology process automation (ITPA). Robot. Autom. 3 (3), 1–11.
  9. Dunlap, R., Lacity, M., 2017. Resolving tussles in service automation deployments: service automation at Blue Cross Blue Shield North Carolina (BCBSNC). Inform. Technol. Teach. Cases 7 (1), 29–34.
  10. Anagnoste, S., 2017. Robotic automation process – the next major revolution in terms of back office operations improvement. Proceedings of the International Conference on Business Excellence 11 (1), 676–686.
  11. Chakroborty, A., 2017. Robotic process automation for transforming financial KPO industry. J. Interdisc. Res. 3 (3).
  12. Lacity, M., Willcocks, L., 2015. What knowledge workers stand to gain from automation. Harvard Business Review Online.
  13. Hodge, B., 2017. How to Manage Risk and Ensure Control – What to Look Out for in Robotic Process Implementation, Tech. Rep. https://rpaia.iqpc.com/downloads/how-to-manage-risk-and-ensure-control-what-to-look-out-for-in-roboticprocess-implementation.
  14. Seasongood, S., 2016. Not just for the assembly line: a case for robotics in accounting and finance. Exec. 32 (1), 31–32, 35–6, 39.

Для цитирования: Ткаченко А.И. Роботизированная автоматизация процессов: ответы на актуальные вопросы // Московский экономический журнал. 2022. № 1. URL: https://qje.su/ekonomicheskaya-teoriya/moskovskij-ekonomicheskij-zhurnal-1-2022-28/

© Ткаченко А.И, 2022. Московский экономический журнал, 2022, № 1.