Московский экономический журнал 4/2021

image_pdfimage_print

DOI 10.24411/2413-046Х-2021-10198

Методический подход к проведению дистанционного аудита системы менеджмента качества (СМК) организации

Methodological approach to conducting a remote audit of the quality management system (QMS) of an organization

Хаценко Александр Николаевич, кандидат экономических наук, заместитель директора по экономике и среднему профессиональному образованию

Машенцева Галина Александровна, кандидат экономических наук, доцент, заместитель директора по учебной работе

Камышинский технологический институт (филиал) ФГБОУ ВО «Волгоградский государственный технический университет», г. Камышин (Россия)

Предеус Наталия Владимировна, доктор экономических наук, профессор,

Саратовский социально-экономический институт (филиал) Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова, Саратов (Россия)

Khatsenko Alexander Nikolaevich

Mashentseva Galina Aleksandrovna

Kamyshin Technological Institute (branch of) Volgograd State Technical University

Predeus Nataliya Vladimirovna, Saratov state socio-economic Institute (branch) REU them. G. V. Plekhanov

Аннотация. Статья посвящена вопросам методического подхода к проведению дистанционного аудита системы менеджмента качества (СМК) при проверке соответствия СМК требованиям стандартов, регламентирующих функционирование СМК организации. Предлагается проведение работ по сертификации СМК в условиях действия ограничительных мер в связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции (2019-пСоv) дистанционно с использованием средств коммуникации, согласованные с организацией. Даются рекомендации по составлению плана аудита (в части проверяемых структурных подразделений, процессов СМК).

Предложения уточняют и дополняют действующие стандарты по проведению двухэтапной сертификации.

Summary. The article is devoted to the methodological approach to conducting a remote audit of the quality management system (QMS) when checking the compliance of the QMS with the requirements of the standards governing the functioning of the organization’s QMS. It is proposed to carry out work on the certification of the QMS in the conditions of restrictive measures in connection with the threat of the spread of coronavirus infection (2019-pSov) remotely using the means of communication agreed with the organization. Recommendations are given for the preparation of an audit plan (in terms of the structural units to be audited, QMS processes).

The proposals clarify and supplement the existing standards for conducting two-stage certification.

Ключевые слова: аудит, аудитор, план аудита, план-график, процесс СМК, система менеджмента качества, сертификация.

Keywords: audit, auditor, audit plan, schedule, QMS process, quality management system, certification.

По мнению авторов, процедуру проведения работ по сертификации СМК в условиях действия ограничительных мер в связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции (2019-пСоv) целесообразно проводить в соответствии с подпунктом «б» пункта 6 статьи 4 Федерального закона от 2I декабря 1994 г. N 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера». Такой подход требует проведение аудитов дистанционно с использованием средств коммуникации, согласованные с организацией. В этих условиях даётся оценка соответствия СМК критериям аудита, оценка результативности и постоянного улучшения СМК, результатов внутреннего аудитов и анализа СМК со стороны руководства, анализа работы с рекламациями на основании изучения записей о качества. Авторы излагают свое видение проведения дистанционного аудита СМК при проверке соответствия СМК требованиям стандартов, регламентирующих функционирование СМК организации, задействованной в выполнении государственного заказа.

Предложения уточняют и дополняют действующие стандарты по проведению двухэтапной сертификации.

  1. Первый этапанализ документированных процедур, входящих в СМК организации (при наличии первого этапа – при проведении повторной сертификации) – проводится без изменений относительно традиционно проводимого анализа документации (работает группа по аудиту).
  2. Второй этапанализ выполнения документированных процедур СМК и выполнения требований стандартов, регламентирующих функционирование СМК оборонной организации, проводят дистанционно без выезда в организацию).

Анализ выполнения документированных процедур СМК и выполнения требований стандартов, регламентирующих функционирование СМК оборонной организации проводят: главный аудитор, аудитор (аудиторы).

Примечания.

Второй этап работ при повторной сертификации организации совпадает с процедурой работ при инспекционном контроле сертифицированной СМК.

2.1. План дистанционного аудита при проведении второго этапа повторной сертификации СМК или при проведении инспекционного контроля сертифицированной СМК (далее — «план аудита» — см. приложение 1) составляется главным аудитором, направляется в организацию  и согласовывается  организацией (дистанционно по электронной почте).

2.2. Выполнение «Плана аудита» проводится под руководством главного аудитора аудиторами, совместно с сотрудниками организации, в том числе при активном участии в координации этой работы представителя руководства организации по СМК, дистанционно с применением телефонной связи и электронной почты.

Рекомендации к составлению плана аудита (в части проверяемых структурных подразделений, процессов СМК).

2.2.1. Включаемые в план аудита структурные подразделения и процессы, подлежащих проверке, зависят:

а) от проводимых организацией работ по созданию, поставке и обслуживанию продукции и/или оказанию услуг и

б) от вида работ по сертификации (повторная сертификация или инспекционный контроль за сертифицированной СМК организации).

2.2.2. В план аудита обязательно включается проверка основных структурных подразделений, непосредственно связанных с выполнением работ, входящих в жизненный цикл продукции/услуг организации (выборочно), а также основных процессов СМК, составляющих жизненный цикл продукции (выборочно) с учетом вида работ по сертификации СМК организации (см. п.2.2.1 «б»).

Аудит структурных подразделений и процессов организации осуществляется путем анализа документов, в том числе записей, запрашиваемых главным аудитором и передаваемых главному аудитору или Орган по сертификации организацией (дистанционно).

2.2.3. При аудите СМК организации дистанционно необходимо обратить внимание на проверку и анализ следующих документов и информации:

  • справка о результативности функционирования и совершенствовании СМК организации;
  • справка о качестве продукции ВВТ (дополнение к справке о результативности функционирования и совершенствовании СМК организации);
  • план-график внутреннего аудита и протоколы по результатам внутреннего аудита (2 – 3 протокола по результатам внутреннего аудита);
  • Политика в области качества;
  • цели в области качества и мероприятия по их достижению для организации; план совершенствования СМК;
  • «Справка о работах, проводимых организацией» (при сертификации или расширения области сертификации);
  • документированную информацию по рекламационной работе;
  • отчет высшему руководству о результативности функционирования СМК (за 2019 год) или данные из этого отчета по запросу главного аудитора;
  • данные по удовлетворенности потребителя.

2.2.4. При аудите процессов СМК включенных в план аудита, обратить внимание на:

  • анализ документов, в которых приведены методы управления основными процессами (например, карты процесса), а также документов (записей), в которых приведены данные о результативности этих основных процессов (выборочно для 2-х процессов),
  • анализ документированной информации по управлению рисками и возможностями по основным процессам СМК (выборочно для 1-2-х процессов).

2.2.5. При аудите структурных подразделений организации, включенных в план аудита, с учетом функциональных задач, решаемых этими структурными подразделениями в организации, а также вида работ по сертификации (см. п.2.2.1 «б») обратить внимание на проверку и анализ следующих документов и записей:

  • цели в области качества и мероприятия по их достижению структурных подразделений/цехов (выборочно 2-х структурных подразделений/цехов);
  • протоколы анализа договоров на производство (поставку) и/или разработку продукции, (с анализом и оценкой рисков и возможностей в соответствии с п.8.5.3.1 ГОСТ РВ 0015-002-2012) (выборочно 2-х протоколов анализа договоров на производство (поставку) и/или разработку продукции);
  • записи оценки поставщиков продукции (услуг) (выборочно 2-х протоколов оценки поставщиков продукции (услуг);
  • протоколы «Дней качества» (последние протоколы для двух – трёх основных структурных подразделений/в том числе производственных подразделений/цехов);
  • протоколы анализа хода выполнения этапов НИР/ОКР, при наличии в организации работ по проектированию/разработке продукции (2 – 3 протокола анализа хода выполнения этапов НИР/ОКР);
  • план-график и протоколы по аттестации специальных технологических процессов (выборочно 2 протокола по аттестации специальных технологических процессов);
  • план-график (на 2020 год — пример) и протоколы по оценке технологической точности и настроенности технологических процессов и/или технологического оборудования, подлежащего проверке на технологическую точность (выборочно 2 протокола по оценке технологической точности и настроенности технологических процессов и/или технологического оборудования).
  • протоколы по аттестации испытательного оборудования (выборочно 2 протокола по аттестации испытательного оборудования);
  • записи по поверке средств измерения, используемых при аттестации испытательного оборудования (выборочно 2 записи по поверке средств измерения, используемых при аттестации испытательного оборудования).

2.2.6. Документы, в том числе записи, запрашиваемые главным аудитором (совместно с аудиторами, участвующими в проверке) и передаваемые, в соответствии с п. 2.2.2, главному аудитору или в Орган по сертификации организацией (дистанционно) не должны содержать конфиденциальную или секретную информацию.

В противном случае организация должна сообщить главному аудитору или в Орган по сертификации о закрытом характере ряда конкретных запрашиваемых документов.

2.2.7. С целью конкретизации документов, в том числе записей, запрашиваемых главным аудитором  (совместно с аудиторами, участвующими в проверке) и передаваемые, в соответствии с п. 2.2.2, организацией (дистанционно) главному аудитору  или в Орган по сертификации, после согласования с организацией плана аудита главным аудитором составляется (совместно с организацией) и согласовывается с ответственным представителем по СМК перечень конкретной документации, записи, анализируемые в процессе проведения  дистанционного аудита.

Ниже представлены рекомендации к типовым документам, анализируемым в различных структурных подразделениях организации, а также при аудите сотрудников организации в процессе проведения дистанционного аудита СМК организации.

  1. Высшее руководство организации. Процесс СМК «Управленческая деятельность руководства».
  • Политика* и цели в области качества и мероприятия по их достижению.
  • Отчёт по анализу СМК высшим руководством за 2019 год.
  • Примеры записей по анализу рисков и возможностей.
  • Цели в области качества, мероприятия по их достижению, а также мероприятия по улучшению процесса СМК.
  1. Директор по качеству. Отдел управления качеством. Процесс СМК: «Анализ и улучшение».
  • Отчет высшему руководству о результативности функционирования СМК (за 2019 год) или данные из этого отчета по запросу главного аудитора.
  • Справка о результативности функционирования и совершенствовании СМК организации*.
  • Справка о качестве продукции ВВТ* (дополнение к справке о результативности функционирования и совершенствовании СМК организации)
  • Записи по мониторингу процесса СМК.
  • «Справка о работах, проводимых организацией» (при сертификации или расширения области сертификации).
  • Данные по удовлетворенности потребителя*.
  1. Главный контролёр. Процесс СМК «Мониторинг и измерение продукции». Отдел технического контроля. Бюро входного контроля.
  • Данные из отчёта по анализу СМК высшим руководством за 2019 (из раздела отчета по п.8.4.4 ГОСТ РВ 0015-002-2012).
  • Документированную информацию по рекламационной работе (примеры 2-х актов исследований несоответствий по рекламационным актам)*.
  1. Главный метролог, Отдел главного метролога (ОГМет).
  • Записи по результатам метрологического надзора, по метрологической экспертизе документации.
  • Подписные листы по одной странице перечней поверяемых и калибруемых средств измерений и перечня средств контроля.
  1. Руководитель процесса СМК «Производство».
  • Документы, в которых приведены методы управления процессом (например, карта процесса), а также документы (записи), в которых приведены данные о результативности этого процесса.
  • Документированная информация по управлению рисками и возможностями.
  • Цели в области качества процесса,
  • Мероприятия по улучшению процесса.
  1. Производственное подразделение (Цех), БТК цеха.
  • Протоколы 2-х последних «Дней качества» с анализом несоответствий и мероприятиями с оценкой их результативности.
  • Записи по выполнению плановых показателей подразделения (за последний год)*.
  • Цели в области качества цеха, мероприятия по их достижению.
  • Примеры статистического управления технологическими процессами, технологическим оборудованием.
  1. Подразделение для испытания продукции.
  • График периодической аттестации испытательного оборудования*.
  • Протоколы по аттестации испытательного оборудования (выборочно 2 протокола по аттестации испытательного оборудования)
  • Записи по поверке средств измерения, используемых при аттестации испытательного оборудования (выборочно 2 записи по поверке средств измерения, используемых при аттестации испытательного оборудования)*.
  1. Лаборатория испытаний материалов (ЦЗЛ).
  • Копии нескольких страниц из журналов записей результатов исследований (например: результаты контроля параметров растворов для гальваники, характеристики материала после термообработки и т.п.).
  1. Отдел главного технолога. Процесс СМК «Управление технологической подготовкой производства»
  • Документы, в которых приведены методы управления процессом (например, карта процесса), а также документы (записи), в которых приведены данные о результативности этого процесса.
  • Анализ документированной информации по управлению рисками и возможностями
  • План-график актуализации технологических процессов (в том числе их пересмотра, сверки).
  • План-график аттестации особо ответственных операций*.
  • План-график (на 2020 год — пример) и протоколы по аттестации специальных технологических процессов (выборочно 2 протокола по аттестации специальных технологических процессов)*;
  • План-график (на 2020 год — пример) и протоколы по оценке технологической точности и настроенности технологических процессов и/или технологического оборудования, подлежащего проверке на технологическую точность (выборочно 2 протокола по оценке технологической точности и настроенности технологических процессов и/или технологического оборудования)*
  1. Отдел главного конструктора. Процесс СМК «Разработка».
  • Цели в области качества отдела, мероприятия по их достижению.
  • Копии протоколов анализа хода выполнения этапов НИР/ОКР, при наличии в организации работ по проектированию/разработке продукции (1 протокол анализа хода выполнения этапов НИР/ОКР)*.
  • Цели в области качества процесса СМК, мероприятия по их достижению, а также мероприятия по улучшению процесса СМК.
  • Документы, в которых приведены методы управления процессом (например, карта процесса), а также документы (записи), в которых приведены данные о результативности этого процесса
  1. Серийный конструкторский отдел.
  • Цели в области качества отдела, мероприятия по их достижению.
  • План-график работ отдела.
  1. Отдел обслуживания оборудования (Отдел главного механика).
  • План-график планово-предупредительных ремонтов работ отдел (2-3 страницы из этого план-графика).
  • Пример статистического управления технологическим оборудованием.
  • Записи (для 2-3 работ) о дефектах оборудования и составе проведённых работ при ремонте и обслуживании технологического оборудования.
  1. Отдел комплектации. Склады отдела комплектации. Процесс СМК «Закупки»
  • Цели отдела комплектации в области качества, мероприятия по их достижению.
  • Копии записей оценки поставщиков продукции (услуг) (для 2 – 3 поставщиков);
  • Копии 2-х последних страниц записей параметров окружающей среды в помещении склада комплектующих.
  • Записи о результативности процесса СМК.
  1. Коммерческий отдел. Процесс «Поставка продукции и услуг».
  • Копии протоколов анализа договоров на производство (поставку) и/или разработку продукции (выборочно для 2-х протоколов анализа договоров на производство (поставку) и/или разработку продукции).
  • Копии протоколов с анализом и оценкой рисков (выборочно для 2-х протоколов анализа договоров на производство (поставку) и/или разработку продукции).
  • Записи о результативности процесса СМК.
  1. Отдел управления персоналом. Процесс «Обеспечение человеческими ресурсами».
  • Цели отдела в области качества, мероприятия по их достижению.
  • План обучения на 2020 год.
  • Записи по оценке результативности обучения.
  • Записи о результативности процесса «Обеспечение человеческими ресурсами».
  1. Сервисный отдел. Процесс СМК: «Ремонт и обслуживание».
  • Цели в области качества, мероприятия по их достижению, а также мероприятия по улучшению процесса «Ремонт и обслуживание».
  • Методы и критерии процесса СМК для его результативного осуществления и для результативного управления им.
  • Записи по мониторингу процесса «Ремонт и обслуживание».
  1. Отдел стандартизации, нормоконтроля.
  • План по стандартизации на 2020 год (2 – 3 стр. плана).
  • Комплект записей по внедрению 1 стандарта (приказ, мероприятия, акты о внедрении, о проверке и т.п.).
  1. Отдел управления качеством.
  • Должностные инструкции заместителя руководителя отдела, руководителя отдела, специалиста отдела.
  • План-график внутреннего аудита и протоколы по результатам внутреннего аудита (2 – 3 протокола по результатам внутреннего аудита) с анализом, выявлением причин несоответствий, с мероприятиями по устранению несоответствий, улучшению, оценка результативности мероприятий по корректирующим действиям.
  • Записи с демонстрацией результативности устранения несоответствий, выявленных при анализе документации или в предыдущей проверке.

Вышеприведенный перечень документации, анализируемой экспертной группой в процессе проведения дистанционного аудита:

1) составляется по установленной форме главным аудитором на электронном носителе в файле Word и передается в организацию;

2) дополняется и конкретизируется в организации и передается главному аудитору в файле Word;

3) подписывается главным аудитором, согласовывается представителем руководства организации и передается главному аудитору в файле PDF.

Подписанный главным аудитором и согласованный представителем руководства организации Перечень используется экспертной группой в процессе проведения дистанционного аудита СМК организации, в том числе в процессе подготовки отчетных документов, и передается главным аудитором в Орган по сертификации в составе других отчетных документов по результатам аудита СМК организации.

  1. Материалы, входящие в отчет об аудите.

3.1. В отчете об аудите (в разделе: «Результаты аудита и оценки системы менеджмента качества») приводятся результаты анализа представленных материалов с указанием конкретных проанализированных документов и их дат.

Форма отчета по дистанционному аудиту не изменяется от ранее используемой.

3.2. Форма несоответствия (в случае фиксации несоответствий) используется традиционная. Несоответствия оформляются как обычно (согласование по электронной почте; результат – электронная копия подписанного документа).

3.3. Акт по аудиту оформляется главным аудитором и согласовывается с организацией (согласование по электронной почте, результат – электронная копия подписанного документа).

3.4. Корректирующие действия и действия по коррекции, разрабатываемые организацией и оформляемые в организации на основании оформленных и согласованных по электронной почте несоответствий (и подписанные уполномоченными сотрудниками) передаются дистанционно в Орган по сертификации.

3.5. Оценка достаточности и адекватности запланированных коррекции и корректирующих действий проводится главным аудитором.

Допускается оценка достаточности и адекватности запланированных коррекции и корректирующих действий Орган по сертификации.

3.6. В отчет об дистанционном аудите СМК организации входят:

  • Заявка (при проведении повторного аудита)
  • Приказ о назначении группы по аудиту
  • План аудита,
  • Сведения об аудиторах
  • Обязательства членов группы по аудиту
  • Отчеты-листки по несоответствиям
  • Сводная таблица несоответствий
  • Акт аудита
  • Справка о результативности функционирования и совершенствовании СМК организации
  • Справка о качестве продукции
  • Протокол аудита по ГОСТ РВ 0015-002-2012
  • Протокол аудита по ГОСТ Р ИСО 9001-2015
  • Проект сертификата соответствия (при ресертификации, изменении области сертификации)
  • Справка о проводимых работах (предоставляется организацией при повторной сертификации, при расширении кодов выпускаемой продукции и расширении видов деятельности)
  • Протоколы разногласий (при их наличии)

Кроме того, указываются:

  • наблюдатели, участвующие в аудите;
  • материально-техническое обеспечение (средства передвижения, оборудование и др.);
  • действия по результатам аудита.
  1. Все документы оформляются и передаются главным экспертом в ОС с применением электронной почты в PDF файлах.

По запросу главного аудитора документированная информация, в том числе записи, подвергаемая анализу, согласовывается между главным экспертом и ответственным представителем организации по проведению аудита СМК по номенклатуре и объему, с учетом согласованного плана аудита СМК организации. Конкретные документы, записи, подвергаемые анализу, должны быть конкретизированы и согласованы между главным аудитором и ответственным представителем организации по проведению аудита СМК.

Разумеется, необходимо предусмотреть ряд оговорок. Допускается не передавать и не анализировать документы, идентифицированные знаком «*», если они содержат конфиденциальные сведения.  В случае если в ряде запрашиваемых документов содержаться конфиденциальные сведения допускается передача организацией не копии этих документов, а их идентификационные реквизиты (в этом случае, при наличии самих документов, по решению главного аудитора, он может ознакомиться с содержанием этих документов в процессе очного традиционно проводимого аудита в организации, планово проводимом в последующем).

Таким образом нам представляется полноценное проведение сертификационного аудита в дистанционном режиме.

Литература

  1. ГОСТ РВ 0015–002–2012 СРППВТ. Системы менеджмента качества. Общие требования.
  2. ГОСТ Р ИСО 9001–2015 Системы менеджмента качества. Требования.
  3. Гугелев А.В. Формирование систем менеджмента качества предприятий наукоемких отраслей. Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2005. № 10. С. 27-31.
  4. Alexander KHATSENKO, Alexander GUGELEV, Galina MASHENTSEVA, Zinaida KOSTINA. Statistical Analysis of the Problems Related to Centralization of Quality Management at Russian Enterprises // Quality – Access to Success. — 2017.-Vol. 18, Issue 159. — C. 54-57.